系统简要说明

福建省侨兴轻工学校
中职学生信息管理系统使用简明帮助 (2008.11.10修正)

一、系统运行流程

● 系统中的用户类别

　　第一类：超级管理员。该类别一般只设一人，用户名为admin，由程序开发者拥有。此用户拥有系统最大权限，因为它可创建、删除其他各类用户，从这个意义上说，超级管理员拥有系统中所有的权限。不过在系统正常运行中，系统管理员一般不参与系统中的数据的维护，数据维护工作由下设的各类用户负责。系统中的一些参数的设置由超级管理员完成，例如：学生相片文件的允许格式和容量大小限制。
　　第二类：系统管理员。该类别用户理论上可以允许任意个，由超级管理员admin创建。他除了不具备超级管理员对系统参数的设置，以及不能创建、删除同级别及以上的用户这两个功能外，系统中其它所有的权限都具备。当然，最重要的工作有：

创建/删除第三类用户（专业科管理员），创建/删除第四类用户（生管员）。至于班主任名单（第五类用户）的创建，可以由自己完成，也可以由专业科管理员完成，看实际工作分配了。
创建/删除宿舍清单。全校所有宿舍清单，内容包括：宿舍名称（如“1-101”、“1#公寓101”、“店面一号房上层”……名称要让所有的用户一看就明白），宿舍的床位数两项。注意：宿舍的床位数只是系统中用于参考的数据，它不影响一个宿舍安排超过床位数的学生入住。系统允许逐个添加宿舍，也设计了成批添加宿舍的功能。
创建/删除班级名单。这项工作与上述第二项的班主任创建一样，可以由系统管理员完成，也可以由专业科管理员完成。班级名单内容包括：班级名称（如“2006计算机1”、“2005高职数控”……年号请全部输入完整的4位数以便于系统对数据的排序）、入学年份（如“2006”）、学制（如“3”）、班主任（只能从已经创建的班主任名单中选择，不能手工另外输入）、班级位置（如“主教学楼三层东一”、“机电实验楼五层大”……）
修改班级状态信息。这项工作主要是针对班级撤消（如拆班、并班等）后删除班级、班级外出实习、班级毕业这种情况。要注意区别这三种情况：正常状态的班级数据可以由具有管理员的班主任、生管员管理其中的学生数据（如修改、删除学生信息，录入学生行为记录和旷课节数，录入学生奖惩和备注信息等）；如果班级设置为外出实习，那么班级所占用的宿舍信息将被清空不能恢复；如果班级设置为毕业，那么除了该班级学生住宿信息被清空外，该班级学生的所有数据将被锁定，不能做任何编辑（针对班主任和生管员）。所以，修改班级状态信息具有某些数据编辑不可逆性，请务必慎重操作。建议此功能由专业科用户操作，因为专业科用户有批量修改班级状态的功能。

　　第三类：专业科管理员。系统对班级管理已经真正引入“专业科”的概念(类似于大学中的“系”)，所以这一类用户实际上是权限介于第二类用户（系统管理员）和第四类用户（班主任）之间的一种用户，它可管理本专业科属下的班级和学生数据。这类用户的数目理论上也不限制，但建议每一个专业科给一个，由第二类用户（系统管理员）创建。正如以上所述，专业科管理员的权限主要是：增加班主任老师名单（增加后无权删除）、增加或删除本专业科属下班级名单、调整学生宿舍（仅对非通学生宿舍进行调整，主要用于个别学生宿舍调动，或班主任输入的信息有个别错误时修正用），当然，专业科也有权对学生的信息进行录入和修正，包括相片的上传等，不过，不能删除已经录入的学生档案。

班级管理：专业科用户可以修改班级的属性，也能删除本专业科下属的班级。但也要注意：删除班级后，将删除该班级下所有学生的一切资料，并且不可恢复，所以请一定要慎重。建议只删除空班级——没有学生的班级。

　　专业科管理员也可以对班级的状态属性进行修改，注意点同上述的系统管理员相应功能。一般建议对班级状态的修改工作（即一些班级离校实习或毕业）由专业科管理员来完成。系统允许专业科对属下的在校、实习期的班级成批修改状态（在校状态改为实习状态、实习状态改为毕业状态）。专业科用户有批量对在校班级修改为实习或毕业状态，或批量将实习状态班级修改为毕业状态的功能。
宿舍调整：专业科用户可以对住宿生进行宿舍的调整。请注意：为了数据的统一，最好由班主任来进行操作保证数据的实时性和有效性，否则容易造成不同的人员间保存的数据不一致，因此，此功能仅在一些班主任没有履行数据实时性的情况下，才由专业科或其它类别的用户对数据进行必要的强制修改。
老师管理：可以修改自己的密码，以及查看现系统中已经创建好的班主任（但不能对他们进行操作），添加班主任个人信息，以及查看现系统中的管理级的用户名单。
查看班主任工作日记：可以查看目前系统中各个班主任的工作日记，可以指定日期段，但不能查看被班主任设定为“隐私”的日记。
查看本科室各班级学生违纪记录：可以查看目前系统中本专业科各个班级学生的违纪记录，按班级查看时仅限七天内，按日期查看则可指定任意一个日期。在学生违纪下拉列表中，若记录前有“√”号，表示班主任已经处理过了；若为“¤”号，则表示班主任尚未处理。

　　第四类：生管员。这一类用户由超级管理员（第一类用户）或系统管理员（第二类用户）创建，其它类别的用户无权创建和编辑。生管员的工作主要只有二项：录入学生违纪行为记录等候班主任处理、调整学生宿舍。其中，登记学生违纪行为是主要的工作。学生违纪行为主要又是宿舍部分（即针对住校生，可以选择宿舍，再从该宿舍成员中选择具体学生，最后录入该生的违纪描述——系统已经罗列出最常见18种的学生违纪现象，如果不在这18种之种，就选择“其它”，另外，还有一个文本框，可以输入更详细的问题描述），当然，如果是通学生，那么可以先选择班级，再从该班级中选择一个的学生，再录入其违纪问题。生管员录入学生违纪信息后，可以等候班主任处理（班主任不用登录系统，就可以从首页看到本班级最近七天的学生违纪信息（注意，这里只是罗列出最近七天的记录，系统中对学生违纪的所有数据是永久保存的），并且系统会区分班主任是否对这些数据进行的处理登记。如果班主任要录入生管反映的学生违纪问题，应登录系统，内有相应的功能，见下一部分叙述）。有时候生管录入的数据可能有错，那么可以在班主任还没有处理这些数据前进行删除，如果班主任已经对这些数据进行的处理录入，那么就不能再删除了）。学生宿舍的调整也是对个别学生宿舍调动，班主任或专业科管理员没有及时录入，那么生管员可以直接在系统中给予调整，不过建议将学生宿舍信息调整后要通告给班主任，以免造成班主任手上的数据和系统中的数据的不一致。一般情况下，生管不应该去擅自调整学生的住宿信息。

对学生日常违纪行为录入：可以按“宿舍－学生”二级选择先选中学生，然后再录入学生具体违纪行为（可从列表中选择，如果需要说明更具体的，再从文本框中输入一些文字），这种方式比较适合宿舍管理。也可以按“班级－学生”二级方式选中学生，再输入学生的行为，操作方法相同，这种方式适合所有学生，特别是对通学生，因为通学生无法从宿舍选择下获得数据。

下图是录入学生行为的窗口图片。
学生行为数据编辑：如果生管录入的学生违纪行为记录还没有被班主任处理过，那么可以删除这些记录，但只允许生管本人删除自己录入过的数据，并且时间限定为三天之内。如果没有符合这些条件，将给出“无数据”提示，如下图。

如果有数据，那么就有一个可供选择的列表，选中要删除的列表后，再点击“删除”按钮即可。

　　第五类：班主任。班主任的名单只能由第一类用户（超级管理员）、第二类用户（系统管理员）、第三类用户（专业科管理员）创建，其中第三类用户（专业科管理员）只能创建不能删除，而前两类用户则可以删除班主任名单。
　　班主任可以录入自己所辖班级的学生资料（包括相片的上传），只要该班级是“正常”状态（在校学习、实习状态）。班主任经常要在系统中操作的工作除了要随时保证系统中学生的信息数据的正确性、有效性外（如学生的联系电话、学生的宿舍信息、学生干部信息、宿舍长信息等）。

　　在录入学生档案信息时要说明的是：学生相片不在录入学生信息时上传，而是等到学生的文字类信息输入完成后再对相片进行逐个上传。此外，要注意：学生的学号可以不录入系统（但为了一些学生证明手续查询方便，建议录入），但一旦录入，则不能修改，而且不能与系统中已经存在的学号相同。
　　学生的档案信息录入后，即可在“学生列表”中看到这些内容。

　　这时候如果要上传学生相片，请点击相应学生的姓名（注意，不是点击“修改”字样，如果学生姓名旁边有一个图标，表示该生已经有上传了相片了，就不能再上传了，点击学生的姓名就能显示该生的相片，如下图。

　　如果学生尚未上传相片，那么相处的那个位置就有相应的提示，点击提示文字即可对其进行相的上传，如下图。

　　点击该提示文字（上图中画圈的那些），即可出现上传学生相片的界面。界面中先将系统中已经上传的学生相片列出，正文即是供上传用的界面，非常显眼地提示相片应该是JPG格式的图片，大小为90*120pix，图片容量不超过10KB（学生的这些相片都要事先准备好）。点击浏览按钮，从本机上选择该生的相片文件后，先点击“检测”按钮，确认相处符合要求后，再点击“上传”按钮即可。（有时候系统检测相片时会发生误判，只要选中相片后稍停一下，再次检测即可。检测不能通过时，上传按钮是禁用的）

　　如果学生的数据有错，或者其它原因需要修改，包括宿舍调整、地址和联系电话变动、休学、奖惩记录等等，均可在学生列表中点击相应学生的记录上的“修改”链接，对有关数据进行修正。数据的时效性和准确性是系统运行的基本保证。如下图。（学生加入时其状态默认为“在校”状态，学生休学或在外寄读应做及时修正，这样统计学生数时就不会统计在内，宿舍也会自动清空，但其其它的档案资料依然保存，可通过姓名查询到。如果是退学，建议直接删除，其所有档案资料将全部删除，这与休学或外寄不同。）如下图：

　　班主任用户使用本系统的第二个功能是可以对学生的旷课数据进行录入（仅提供旷课数据的录入，不对迟到早退等其它数据进行管理），这个主要是方便班主任掌握本班学生旷课节数。要注意，这个数据每录入一次都是累加的，如果有错误，可以录入一个负值，减去它即可。

　　班主任工作非常繁琐，责任重，做好班主任工作日记备查是非常重要的。因此系统中设计了“班主任工作日记”功能，各班主任可以利用这个功能随时将工作情况记录在案，而专业科管理员、系统管理员和超级管理员则有权查看指定的班主任工作日记（隐私的日记除外）。

　　另外一项就是要及时录入生管员反映的学生违纪问题的处理意见。点击“学生行为处理”，系统就会罗列出七天内本班学生违纪行为的处理情况，也就是说班主任只能在这儿对一周之内生管反应的学生问题进行数据的处理录入，超过这个期限则无法录入，系统认为班主任没有及时有效地处理。这七天内被生管在系统中登记的学生违纪行为，如果是已经由班主任处理过的，系统自动就会显示处理情况，如果尚未处理登记过，则出现一个输入框等候输入相应文字后点击“提交”按钮（也允许不输入任何文字，直接点击“提交”按钮），凡是点击了“提交”按钮的，均认为班主任已经处理过了，不能重复录入处理的结果。

　　最后要说明的是：为了保证系统中数据的安全，所有有权用户（上述的一至五类用户）登录系统后均应及时修改自己的登录密码，密码应该有相当的强度，以免被他人冒用，造成数据的破坏。特别是权限大的用户，更应该保管好密码，因为高权限用户的帐号一旦被他人使用，则可以对整个学校的各班级的数据进行篡改和删除，造成的破坏则是非常惨重的。班主任用户的密码修改和联系电话修改是点击“更改本人信息”，其它权限用户是点击“老师管理”，输入新的密码即可，下次登录时就应该使用新密码。

● 要说明的有几点

一些不同类别的用户都具备的功能，例如“班主任名单创建”、“班级名单创建”等等，第二类用户（系统管理员）和第三类用户（专业科管理员）都具备，请用事先约定的行政制度来规定，以免造成数据的混乱。希望各个用户首次登录系统后（刚创建的各类用户，除非创建时指定了密码，否则都以88888888为默认密码），要修改自己的密码，以免被他人冒名登录，破坏数据，特别是类别比较高的用户更要注意密码安全。
学生相片的上传，要在学生信息录入后，在“学生列表”列出学生名单后，点击学生姓名的超链接，就可以看到：如果学生还没有相片，那么就点击相应提示的链接，上传学生相片。一定要注意：学生相片上传的页面中已经非常明显地提示了学生相片允许的文件格式、文件容量限制和相片要求的尺寸，请遵照规定操作。学生相片一旦上传成功，除了超级管理员（第一类用户）外，其它用户都不能修改。
对于系统中的功能，如果实际工作中不属于自己操作的权限，请不要使用它们，以免造成数据的不协调。
本系统使用B/W模式运行(浏览器/服务器模式)，所有数据和程序都安装在校园内部网站服务器上，客户端电脑需能够有效连接校园网，尔后不需安装任何客户端软件，仅需要WWW浏览器(建议使用IE6.0)，并让Cookie和JavaScript活动脚本允许。
目前，本系统已经实现按专业科对全校各班级进行管理；同时能够实现校园内部网和外部网皆能访问，并能区分内部网和外部网访问用户，再对功能做相应的区分——在外部网访问时，只能查询指定姓名的学生，并且对学生私人信息给予必要的屏蔽，再无其它功能。而有权用户则依然能在登录后完成相应的功能。
为了方便系统的使用，内置了一个小型的论坛，一般系统使用时遇到的问题可在那儿得到解决。

二、如何设置Cookie和JavaScript活动脚本允许？
　　一般说来，Windows安装成功后默认就是允许Cookie和JavaScript活动脚本的（我们强烈建议使用WindowsXP专业版+SP2）。要判别IE是否允许JavaScript活动脚本，只要浏览本系统首页，把鼠标移动到页面最下方的日期输入文本框点击一下，如果能出现日期选择器，就说明IE浏览器已经能够运行JavaScript了；如果不能出现日期选择器，那么就要：打开IE浏览器，选择[工具]菜单－ [Internet选项] － [安全]标签卡－ [Internet区域]下的[自定义级别] －选中[脚本]下的[活动脚本]的[启用]选项，最后确定退出，刷新一下页面。
　　Cookie设置为允许的操作方法：打开IE浏览器，选择[工具]菜单－ [Internet选项] － [隐私]标签卡－ [高级]按钮－取消选中[覆盖自动 cookie处理]，最后退出即可。